Все, что вы хотели знать про офисный переезд

Запланировать коммерческий переезд, конечно же необходимо заранее, желательно за несколько месяцев. В случае острой необходимости его можно сделать и срочно, за пару недель – если же до перевозок остается гораздо меньше от указанного времени, слишком высок риск не успеть подготовить все правильно. Конечно, к назначенной дате любые вопросы, касающиеся переподключения интернета, оформления договора купли-продажи или аренды, а также сбор прочих документов – уже должны быть решены.

Подготовка переезда

Дальнейшая организация начинается с изучения нового пространства для работы. Важно:

• Заблаговременно сообщить своим работникам, где территориально находится новый офис. Если есть такая возможность, организовать им вводную экскурсию. Это необходимо сделать для того, чтобы люди поняли, нравится ли им смена локации и если да – как предстоит добираться по новому адресу. Это поможет морально подготовиться к переменам, а еще – это вопрос тактики и уважения.
• Проинформировать клиентов и партнеров о ситуации, опубликовать соответствующие официальные объявления. Если для этого придется сменить прошлые договоренности – обсудите это тоже.
• Составьте людям план расположения их новых рабочих мест, учитывая габариты оборудования, мебели, а также, не забывая о личных предпочтениях.

Помимо этого, составьте четкий план действий, выберите и закажите ответственную мувинговую компанию, поставьте дату перевозки всех вещей, закажите упаковочные материалы. Далее, уточните у сотрудников, хотят ли они сами упаковать собственные вещи. Если ответ да, купите и доставьте часть упаковочных материалов пораньше.

Важная деталь – маркировка коробок. Введите общую систему обозначений, чтобы не растеряться и найти нужные всем предметы, включая документы, кулеры и факсы без задержек. Пример надписей: ФИО, т.е инициалы работника, которому принадлежит коробка, номер нового рабочего места и/или кабинета в другом офисе. Кстати, достаточно удобную функцию упаковки вещей в коробки из своего магазина, предоставляет компания «All Moving Technology».

Координирование действий

Лучшее решение – назначить команду людей или кого-то одного, кто сможет следить за выполнением логистических процессов по графику, попутно решать любые возникающие проблемы. Координатор лучше поймет, что делать, если в здании не работает лифт, проследит, чтобы на парковке оставались свободные места, проверит работу грузчиков. Также, выполнит инвентаризацию и проследит, чтобы коробки были доставлены вовремя, в целости.

Перевозку, обустройство в помещении и распаковку, советуем проводить по строгому порядку. К примеру, можно для начала открыть коробки и установить базовое оборудование для сервера, потом перейти к бухгалтерии и т.д. Сотрудников предупреждайте сразу. Таким образом у вас не возникнет неприятных ситуаций, когда все уже на своих местах, а выясняется, что вещи еще не доставили.

Заключительный этап офисного переезда

Офис следует полностью подготовить к заезду: подключить технику, интернет, телефон, подумать о том, чтобы у всех были доступы ко всему. Если позаботиться об этом в первую очередь и сделать помещение комфортным для людей, недопонимания на данном этапе не возникнет.

Когда все уже перевезено, пересчитано и проверено, работники убедились, что все на месте и в порядке, комнаты обжиты, тогда и наступает время генеральной уборки. Спешить не нужно – иногда расстановка и распаковка мебели, техники, не говоря уже о таких мелочах как бумаги, длится около недели. Уборка – всегда заключительный этап. Когда она завершится, люди в компании смогут привыкнуть к зданию, вернуться к ежедневным рабочим обязанностям.

Тщательно спланированный переезд офиса (например, в 50 рабочих мест) чаще всего проходит за 1-2 дня, большее число сотрудников – от 2-х суток.